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資格・仕事 調剤薬局事務

調剤薬局事務の仕事③1日の仕事内容

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前回、調剤薬局事務の資格と仕事についての記事を書きました。
今回はその続きで調剤薬局事務の仕事内容について書いてみたいと思います。

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それぞれの薬局でやり方の違いはあると思いますが、基本的な仕事内容自体はそこまで変わらないと思います。

ただあくまでも私の経験を元にした内容になりますのでその点はご了承くださいね。

調剤薬局事務の1日の仕事の流れ

1. 開店準備
2. 処方せん受付業務
3. 入力済み処方せんの裏打ちを再チェック
4. 納品した薬の検品、薬の発注
5. 1日の処方せんの整理
6.  閉店準備

日々の仕事内容は処方せん受付、入力、再チェックがメインになります。

それ以外に月の仕事(月末月初)として調剤報酬請求業務(レセプト業務)、返戻で戻ってきたレセプトの再請求業務があります。

ではひとつずつ説明していきますね。

1.開店準備

出勤したらまず開店準備です。

①レセコンの立ち上げ
②掃除 床やデスク周り、待合室のイスの掃除と雑誌などの整理
③用紙の補充チェック

開店前にする準備はこの程度です。

私は出勤時間はだいたい開店の20分くらい前に着くようにしていました。
それぞれの薬局で違うと思うのでそこは臨機応変に。

2.処方せん受付業務開始

薬局によって処方せんが来るペースはまちまちだと思いますが、私が勤めていた薬局は特に午前中は戦争のような忙しさでしたw

処方せん受付の流れ

①処方せん受付(ジェネリック、お薬手帳の有無の確認)
②入力(生年月日、名前、保険、処方内容を確認)
③入力内容チェック
④必要な紙類(薬袋、お薬の説明書、お薬手帳シールなど)の出力
⑤処方せんと出力した紙類をまとめて薬剤師に回す

処方せんが来ている間はひたすらこの作業の繰り返しになります。

最近は処方せんを受け取った際に引換券(番号)を渡す薬局も多いですね。

処方せん受付~入力

初めての患者さんには保険証の確認、新患アンケートを記入してもらいます。

保険証の確認は、初めての時、月始め、保険証の変更があったときなどです。

また患者さんの中には処方せんを置いてすぐにその場を離れてしまう方もいるので、受付時にジェネリック変更の不可やお薬手帳の有無などを必ず確認します。
それによってお会計が変わってきてしまうので。

ただいつも来ている患者さんの場合は聞かなくても記録を見ればわかります。

また処方せんが近隣の医療機関のものでない場合、薬局にお薬の在庫がない可能性もあります。

この場合はお薬を取り寄せてあとから郵送や取りに来てもらうことになるため、長い間患者さんを待たせてからお薬がなかったとならないためになるべく処方せんを受け取った時点で判断できるといいですね。

中には在庫がないなら他の薬局に行くという患者さんもいるので。

慣れてくると処方せんの内容を見てお薬の在庫の有無を判断できるようになりますが、慣れないうちは遠方の処方せんの場合は受け取った時点で薬剤師さんにお薬の在庫確認をするようにした方がいいかもしれません。

処方せん入力~会計まで

受付時の確認ができたら、次は処方せんの必要事項をチェックしながら入力します。
入力が終わったら再度チェック。

処方せんを入力して必要な紙類を出力したらすべてをセットして薬剤師さんに回します。

処方せん枚数が多い時間帯では入力する人、セットする人などを分担している薬局もあります。
私のいた薬局では処方せんが集中する時間帯はほとんど分担していました。

その後、薬剤師さんがお薬を準備をして患者さんにお渡しします。

お薬の会計は事務か薬剤師のどちらかがしますが、最近は薬剤師が投薬の流れで会計をする薬局も多いです。

こんな感じで正確に処方せんを入力する必要があるだけでなくいろいろなことに気を配らなければならないので、処方せんの受付から入力はいちばん神経を使う業務です。

次々に処方せんがきて余裕がないときほど注意する必要があります。

3.入力済み処方せんの裏打ちを再チェック

医療機関がお昼休みの時間に入ると処方せんも落ち着いてきます。

処方せんが落ち着いてきたら、薬剤師さんの処理が済んで戻ってきた処方せんから入力の再チェックをします。

じつはこの作業はかなり重要です。
しっかり確認しながら入力し、入力が終わった時点でチェックをしているつもりでも、人間のすることなのでやっぱり間違いはあります。

この再チェックの時点で入力の間違いを見つけることができれば正確な請求が出来、請求後の返戻を防ぐこともできます。

またお会計が変わってしまった場合には早い段階で患者さんに対応できますね。

1日の処方せん枚数が膨大になったときは処方せんが落ち着いている時間帯はこのチェックに追われます。
その日中に終わらないこともしばしばでした。

4.納品した薬の検品、不足薬品の発注

納品したお薬の検品

問屋さんからのお薬の納品は特に時間が決まっているわけではありませんが、だいたい1日に数回はあります。

入庫したお薬の検品は必ずしも事務の仕事というわけではなく、手があいた人がやるというスタンスの薬局が多いのではないでしょうか。

作業としては納品伝票通りの薬品が入庫されているかのチェック、納品されたお薬を所定の棚に入れるなどです。

お薬の発注

処方せんが落ち着いている時間帯に、当日消費したお薬や定期的にまとめて取りに来る患者さんのお薬などをチェックして発注します。

現在は医薬品の空箱のバーコードをスキャンして問屋さんに流すという発注方法の薬局が多いと思います。

この業務は必ずしも事務の仕事ではなく、薬剤師さんがしている薬局もあります。

5.1日の処方せんの整理

当日入力した処方せんの処理が終わったら、まとめて所定の場所にしまいます。

終了間際の処方せんは薬剤師さんの処理が終わらず当日に戻ってこないときもあります。
その分は翌朝、優先的に処理します。

6.閉店業務

閉店業務のメインは売上金の計算です。
レジにある金額と精算レシートがあっているかを確認します。

あとはパソコンのバックアップをとって電源を落とします。

時間があれば翌日の紙類の補給や日付スタンプや処方せんにナンバリングを使っている場合は番号を合わせておきます。

調剤薬局事務の1日の仕事内容、まとめ

1日の仕事内容をザッと書いてみましたがいかがでしたか。

上にあげた以外にも不足した文房具や備品などの管理、たまった処方せんの管理などまだまだ細かいことはたくさんあります。

やることがたくさんあって大変と感じたかもしれませんが、基本的には同じことの繰り返しなので慣れてしまえば自然にこなせるようになります。

なにはともあれ、調剤薬局事務の仕事のメインは処方せん受付、入力、再チェックです。

そして早く正確に入力することが求められます。

調剤報酬請求業務、返戻処理

月に1度の重要な業務として調剤報酬請求業務(レセプト請求)があります。

ただこの業務に関しては現在は驚くほど簡単・・・といっていいのかわかりませんが、時間はそこまでとられません。

以前は大量のレセプトをすべて出力してチェックして順番にまとめて・・・という作業をしていたので今はこの業務はおどろくほど簡略化されています。

1ヶ月分のデータを集計してネットで送信するだけです。
送信エラーが出る場合もありますが、エラー箇所を訂正して再送信すればOKです。

生活保護を受けている方の分は管轄の福祉事務所に調剤券を請求し、調剤券に記載の番号をレセプトに入力します。

いかに正確なレセプト請求ができるかは、日々の入力と確認作業がきちんとできているかにかかっているといっても過言ではありません。

それでも返戻といってレセプトに相違があって戻ってきてしまうこともあります。

ただこれも保険番号の違いなどが多く、患者さんが古い保険証を持ってきている場合もあるのですべてを防ぐのは難しいですね。

返戻については訂正したものを再送信、または郵送します。

これから調剤薬局事務の仕事につきたいと思っている方へ

調剤薬局事務の仕事は薬局の規模や処方せん枚数、事務の人数によっても大きく違ってきます。

ただどんなに忙しくてもやることはほぼ決まっているので、その流れさえつかんでしまえば仕事をこなしていくことはけっして難しくありません。

お薬に興味があったり、人とコミュニケーションをとるのが好きなど、思い当たるふしがあればきっと楽しく働けると思います。

いちどスキルを身につけてしまえば日本全国どこに行っても仕事に就きやすいというのも大きな魅力です(^-^)

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